Jednak obecnie można od tego odejść, bo w ostatnim czasie obowiązujące przepisy zaczęły dopasowywać się do obecnych możliwości technologicznych i ewidencja cyfrowa przy wypełnieniu paru warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Rzecz jasna będzie też dużo bardziej wygodna, bo z firmowego archiwum spokojnie mogą zniknąć najróżniejsze segregatory z raportami, rachunkami i fakturami. Co zrozumiałe przejście na archiwizację elektroniczną wiązać się będzie z wdrożeniem jakiegoś systemu i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Będą z tym związane jakieś koszty, lecz zalety takiego rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady będą się zwracać, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.
Obecnie większość oferowanych systemów typu ERP umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji dokumentów pod postacią cyfrową.
Czy szukasz nowych informacji na opisywany wątek? Jeżeli tak, to przenieść się do portalu (http://www.vacuum-tech.pl/pompy-katalog/olejowe-lopatkowe-pompy-prozniowe/), gdzie znajdziesz atrakcyjne wiadomości, które zachowasz w pamięci na długo.
Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w wersji elektronicznej, razem z wysyłaniem ich do klientów za pomocą elektronicznej poczty, i przesyłanie wszystkich deklaracji do urzędów. Przez to, że wszystkie kopie faktur dostępne są z poziomu systemu, to nie trzeba będzie ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w pudłach. Dla urzędu skarbowego powinno wystarczyć, jeżeli kopia takich wydruków zostanie zgrana na dysk lub płytę CD, a przy jakiejś kontroli szybko da się do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, zamówienia, czy przykładowo oferty. Przez to, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest dużo prostszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kto i kiedy realizował jakieś operacje na nich.